Como usar 5 boas ferramentas do e-mail Outlook para enviar e gerenciar e-mails

Como usar 5 boas ferramentas do e-mail Outlook para enviar e gerenciar e-mails

Muitas pessoas usam o Microsoft Outlook para seu e-mail , gestão de contatos e como calendário, mas poucos tem ideia de que esta ferramenta tem muitas características úteis incorporadas. Aqui estão cinco dicas que podem melhorar a sua produtividade ao usar o Outlook.

Para quem acha que Entrar Direto no Hotmail já é uma grande facilidade por não precisar colocar o login e senha não está nem perto de conhecer os melhores truques desse gestor de e-mail que é o segundo mais popular do mundo, ficando atrás somente do Gmail.

1. Alerta de eventos e feriados



Se você não quiser perder Feriados públicos, o Outlook pode adicioná-los automaticamente ao seu calendário e tem quase 100 locais diferentes para escolher!

Você não vai esquecer que 2 de outubro é Gandhi Jayanti na Índia, enquanto 11 de Novembro é o Dia do veterano nos Estados Unidos e Dia da Independência em Poland.To Active isto, basta ir para: Options – File-Options) – Calendar-Add Holidays, e escolha os países com os quais está a trabalhar.

2. Diferentes fusos horários



Quando você está trabalhando em vários fusos horários, antes de agendar qualquer reunião é importante saber o tempo do outro lado para evitar a criação de uma reunião que pode ser muito cedo ou tarde demais. Em vez de tropeçar em torno do Google tentando descobrir, o Outlook pode ajudá-lo, mostrando dois fusos horários ao mesmo tempo.

Para ativá – lo, basta ir para: Opções – calendário – Fusos Horários-mostrar um segundo fuso horário.

3. Cores automáticas para organizar a caixa de entrada


O seu e-mail e calendário podem aplicar automaticamente cores aos seus e-mails e reuniões com base em regras pré-definidas. Por exemplo, os e-mails enviados para você, quando você é a única pessoa na linha "para", pode ser colorido vermelho. Para fazer isso, basta escolher: Ver-Ver configuração-formatação condicional( ou formatação automática), e você pode adicionar uma regra simples como mostrado abaixo:

4. Busca otimizada



Muitas pessoas têm usado o mecanismo de busca que está disponível no Outlook, mas muitas pessoas não sabem como usá-lo de forma eficaz.Para fazer isso coloque aspas para pesquisar uma frase exata, por exemplo ou o endereço de e-mail de alguém.

5. Alerta Desktop



Seu cérebro é incapaz de fazer duas coisas ao mesmo tempo efetivamente e cada mudança de contexto custa caro. No entanto, eu ainda vejo muitas pessoas usando Desktop Alert, uma função de distração que o alerta cada vez que você recebe um novo e-mail. Este alerta pode dificultar o foco em suas tarefas e impedir que você trabalhe de forma eficiente. Sugiro fortemente desligar isto e ler mais sobre a técnica Pomodoro.

Para desactivar o Alerta do ecrã no Outlook, basta ir para: Options-Mail-disable" Display a Desktop Alert".
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3 formas simples de organizar uma caixa de e-mail lotada

3 formas simples de organizar uma caixa de e-mail lotada
Nem todos recebemos o mesmo número de E-mails. Varia de pessoa para pessoa, dependendo, por exemplo, de quantos amigos você tem, quantas vezes você compra on-line e quantas "assinaturas" você tem para sites e muito mais.

E isso não inclui todos os e-mails relacionados com o trabalho que você também pode receber todos os dias. É por isso que não é incomum para algumas pessoas terem centenas ou mesmo milhares de E-mails não lidos nas suas caixas de entrada.

Como varrer o seu e-mail


Uma razão pela qual a sua caixa de entrada pode estar sobrecarregada é todos aqueles e-mails automatizados que são enviados por empresas e anunciantes. Um a um, inscreveu-se para receber e-mails da sua loja de sapatos favorita ou da loja de Artigos Desportivos, à espera de pechinchas. Mas talvez tenhas mais do que esperavas. Pareceu-me uma boa ideia na altura...mas com o tempo, os e-mails não lidos (todos eles) apenas somados!

Isso é parte do problema—eles acumulam tão rápido e em quantidades em massa que invadiram a sua caixa de entrada. E como estamos todos tão ocupados, parece errado levar tempo precioso só para apagar mensagens antigas.

Está na hora de parar com a loucura. Aqui estão algumas idéias para obter suas caixas de email sob controle novamente: 



Passo 1. Pare de se inscrever para receber mais e-mails


É chamado de "opting in" - o processo de clicar em um botão em resposta a uma oferta para receber " notícias valiosas e atualizações."Quando você clica em" Sim "e lhes dá seu endereço de E-mail, você" se inscreveu " em seu sistema de E-mail automatizado. (Lembre—se-é um computador, não um proprietário de loja, enviando e-mails.)

O problema é que você nunca sabe com que frequência esse site ou anunciante vai lhe enviar atualizações. Pode ser mensal ou pode ser diário. Se você já tem e-mails suficientes fluindo, não se inscreva para mais! Dica de bónus: pare de dar o seu endereço de E-mail só porque alguém o pede.

Passo 2. Pare de receber e-mails de fontes atuais


É chamado de "opting out" - o processo de tomar medidas para cancelar a subscrição de uma lista de E-mail, deixando-os saber que você não quer mais e-mails deles.

Talvez estejas a pensar: "Não tenho tempo para isso!"Mas aqui está algo que você pode não saber: Gmail e outros programas de E-mail permitem você cancelar a subscrição de um de seus e-mails.

Se tem Gmail: 
  • · Vá para uma mensagem de uma das suas subscrições.
  • · Clique em "Responder", Como se fosse enviar uma mensagem.
  • · Procure a linha de comandos que diz que pode "cancelar a subscrição" clicando num link.
  • · Clique no link e diga "adeus" a esses e-mails.

Passo 3. Apague as mensagens antigas ou que nunca mais lê


Dia a dia, os seus e-mails empilhados na sua caixa de entrada, um de cada vez. Mas como você sabe, você pode excluí-los em massa, deixando de lado algum tempo para limpar a sua caixa de entrada. Claro, isto não é novidade para a maioria de nós, mas é um bom lembrete. Lembra-te disto.:

Se não o lês há uma semana, um mês ou seis meses, é provável que não o leias nunca.

Mas tem cuidado. Você pode clicar na caixa "Apagar" no topo de uma página de E-mails para selecionar todos os itens abaixo, mas se você os lixo sem uma rápida revisão da lista, você pode se arrepender. Às vezes, podemos encontrá-los no lixo...às vezes não podes, ou talvez nem saibas que apagaste algo importante. Trabalha depressa, mas inteligente.
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