Como usar 5 boas ferramentas do e-mail Outlook para enviar e gerenciar e-mails


Muitas pessoas usam o Microsoft Outlook para seu e-mail , gestão de contatos e como calendário, mas poucos tem ideia de que esta ferramenta tem muitas características úteis incorporadas. Aqui estão cinco dicas que podem melhorar a sua produtividade ao usar o Outlook.

Para quem acha que Entrar Direto no Hotmail já é uma grande facilidade por não precisar colocar o login e senha não está nem perto de conhecer os melhores truques desse gestor de e-mail que é o segundo mais popular do mundo, ficando atrás somente do Gmail.

1. Alerta de eventos e feriados



Se você não quiser perder Feriados públicos, o Outlook pode adicioná-los automaticamente ao seu calendário e tem quase 100 locais diferentes para escolher!

Você não vai esquecer que 2 de outubro é Gandhi Jayanti na Índia, enquanto 11 de Novembro é o Dia do veterano nos Estados Unidos e Dia da Independência em Poland.To Active isto, basta ir para: Options – File-Options) – Calendar-Add Holidays, e escolha os países com os quais está a trabalhar.

2. Diferentes fusos horários



Quando você está trabalhando em vários fusos horários, antes de agendar qualquer reunião é importante saber o tempo do outro lado para evitar a criação de uma reunião que pode ser muito cedo ou tarde demais. Em vez de tropeçar em torno do Google tentando descobrir, o Outlook pode ajudá-lo, mostrando dois fusos horários ao mesmo tempo.

Para ativá – lo, basta ir para: Opções – calendário – Fusos Horários-mostrar um segundo fuso horário.

3. Cores automáticas para organizar a caixa de entrada


O seu e-mail e calendário podem aplicar automaticamente cores aos seus e-mails e reuniões com base em regras pré-definidas. Por exemplo, os e-mails enviados para você, quando você é a única pessoa na linha "para", pode ser colorido vermelho. Para fazer isso, basta escolher: Ver-Ver configuração-formatação condicional( ou formatação automática), e você pode adicionar uma regra simples como mostrado abaixo:

4. Busca otimizada



Muitas pessoas têm usado o mecanismo de busca que está disponível no Outlook, mas muitas pessoas não sabem como usá-lo de forma eficaz.Para fazer isso coloque aspas para pesquisar uma frase exata, por exemplo ou o endereço de e-mail de alguém.

5. Alerta Desktop



Seu cérebro é incapaz de fazer duas coisas ao mesmo tempo efetivamente e cada mudança de contexto custa caro. No entanto, eu ainda vejo muitas pessoas usando Desktop Alert, uma função de distração que o alerta cada vez que você recebe um novo e-mail. Este alerta pode dificultar o foco em suas tarefas e impedir que você trabalhe de forma eficiente. Sugiro fortemente desligar isto e ler mais sobre a técnica Pomodoro.

Para desactivar o Alerta do ecrã no Outlook, basta ir para: Options-Mail-disable" Display a Desktop Alert".

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